公司企业采购控制精细化管理全案采购管理手册word

年度采购计划,季度采购计划,根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分收集和分析和收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制订的计划,在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上一季度实际采购情况、生产情况、库存情况以及市场行情，制订当季或者下一季度的采购计划,月采购计划,临时采购计划,在对季度采购计划进行分解的基础上，依据各个部门每月经营所需物资的汇总情况，审核制订的采购计划,在特殊情况下，为了满足各个部门的紧急采购需求而制订的短期采购计划,采购计划,比较需求和认证容量,综合平衡,确定余量认证计划,◆若物资认证需求小于供应商认证容量，那么直接按照认证需求制订认证计划◆若认证需求大于供应商认证容量，那么需要为剩余认证需求制订另外的认证计划，寻找新的供应商,◆采购计划人员应从全局出发，综合考虑生产经营、认证容量、产品生命周期等，判断认证需求的可行性◆采购计划人员可通过调节认证计划来满足认证需求，实在不能满足时可以寻找新的供应商,◆对于现有供应商不能满足的剩余认证需求，应及时提交采购认证人员并提出对策，一同确定余量认证计划◆制订认证计划时应非常小心，需由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作,制订认证计划,◆采购计划人员需要及时制订采购认证计划，衔接供应商认证容量和订单计划，并根据认证计划做好订单计划,采购预算变更条件,物资使用部门出现临时订单,因为不可预测事件导致设备损坏,生产、经营临时需求,月度需求预算已执行完毕又接到“预警单”,出现其他影响采购的突发情况,供应商互访标准1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理级别以上人员同意2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈3．确保与供应商进行信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等4．遵守公司各项规定，坚持原则，做好保密工作5．注意外出拜访时的个人着装6．高级客人来访时，采购部人员应做好接待工作，注意维护公司形象，检查桌牌、资料、幻灯片及礼品等是否布置到位7．采购人员与供应商进行正式商务谈判必须填写备忘录并建立档案,1．供应商调查表2．供应商产品价格登记表3．供应商企业资料4．供应商采购合同5．供应商洽谈登记表,6．供应商顾客投诉登记表7．供应商顾客服务登记表8．供应商销售业绩分析表9．优秀供应商综合评估表,编制正式合同,选择供应商,进行谈判,拟定草案并评审,采购部应根据谈判所形成的方案拟订采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理/分管副总审批,采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同,所选供应商必须是公司认可的合格供应商,采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物资的价格、数量、质量、供货方式、货款支付方式等方面,◎供应商应将实际发生货款退还本公司，并承担由此发生的一切损失和费用,退货,◎根据物料低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额，通过协商，降低供应商物资的供货价格，给予本公司一定的折扣,折扣,◎在质量保证期内更换部件、修补缺陷，即要求供应商用符合规格、质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分，供应商需承担一切费用和风险，同时应相应延长质量保证期,更换,审度情势,决定立场，拟定战术,场地、人选,前置谈判,谈判议程推进,协议前协议,交换让步,重新制造僵局,谈判结束,协议后协议,1,汇总计算采购总需求,2,根据与客户签订的长期协议、库存量扣减可用存量和预计到货量,3,确定采购净需求编制采购计划,1,供应商的管理人员须品行优秀，工作经验丰富,2,供应商专业技术水平高，专业技术人员经验丰富,3,供应商机械设备的性能和生产能力能够满足企业所需物资的生产要求，且机器设备保养维护良好,4,供应商有充足的原材料供应源，且原材料品质好,5,供应商质量管理部制度完善，并通过了相关的ISO质量认证,6,供应商的财务状况以及信誉良好,7,供应商企业管理规范、科学,电压、电源种类,主要使用性能指标,附件名称、数量、规格,接地说明,电器设备说明书包含的内容,故障及改进方法,组装和安装安放事项,名称及型号,额定频率,额定输入功率,维护保养事项,售后服务事项,供应商名称、地址,EOQ,R,Q,L,时间,库存,经过订货周期L，收到订货EOQ，库存水平上升,当库存量下降到订货点R,按照预先确定的经济订购量EOQ发出订货单,订货周期为L，此期间库存量继续下降,库存,Q,L,时间,Qmax,L,L,T,T,R,T,询价,比价,估价,采购部利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获得市场最高价、最低价、一般价格三类信息，保证采购询价的效率,采购部分析供应商提供的物资规格、品质、性能等信息，建立比价体系,采购部成立估价小组（由采购管理人员、技术人员和财务人员组成），自行估算出较为准确的底价,采购部根据底价、市场行情、采购量的大小和付款期的长短等因素与供应商议定合理的物资采购价格,议价,1,编制招标文件,2,对外发布招标信息,3,在规定日期内接收招标人编制的资格预审文件及资料,4,向资格预审合格的供应商发售招标文件,步骤一,步骤二,步骤四,步骤三,编制资格预审文件,邀请潜在的供应商参加资格预审,发售资格预审文件，提交资格预审申请,采购部进行供应商资格评定,采购计划编制依据,项目管理计划和项目实施计划,公司有关采购管理程序和制度,项目进度计划,项目合同,1．编制依据,2．项目概况,3．采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全、质量、进度、费用控制原则，设备材料分交原则等,4．采购工作范围和内容,5．采购职能的岗位设置及其主要职责,6．采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排环节,7．采购费用控制的主要目标、要求和措施结果,8．采购质量控制的主要目标、要求和措施,9．采购协调程序环节,10．特殊采购事项的处理原则结果,11．现场采购管理要求,有能力满足产品质量要求,有完整并已付诸实施的质量管理体系,有良好的信誉和财务状况,有能力按合同要求准时交货，有良好的售后服务水平,具有类似产品的成功的供货及使用业绩,@,采购合同文件组成◆采购合同◆询价文件及其修订补充文件◆满足询价文件的全部报价文件◆供货商协调会会议纪要◆任何涉及询价、报价内容变更所形成的其他书面形式文件,1．熟悉采购合同及附件,2．确定物资催交等级，制订催交计划，明确主要内容和控制点,3．要求供应商按时提供制造进度计划,4．检查供应商、物资制造商提交的图纸、资料是否符合采购合同要求,5．督促供应商按计划提交有效的图纸、资料，以便本公司进行设计审查和确认，并确保经确认的图纸、资料按时返回供货商,6．检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同约定的最终资料,7．按规定编制催交状态报告渠道商参加,催交工作的七项内容,法律事项及其他权责说明,付款方式、付款时间和条件等,交付日期、交付方式、交接事项等,所需物资或服务的名称、规格、计量单位、数量要求、质量标准等,4,3,2,1,1,因供应商原因导致的交期延误项目采购人员应及时进行催货，要求对方根据合同条款承担违约责任,2,因项目采购人员造成的交期延误项目部应增强采购人员的交期意识，提高项目采购人员的业务素质，并对相关责任人进行批评。对项目进度造成严重影响的，应记失职一次，并处一定数额的罚款,3,因双方沟通不畅造成的交期延误项目部首先应加强内部控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商的沟通，建立完善、畅通的沟通机制,4,因偶发不可抗因素造成的交期延误项目部应与供应商协商进行处理。由于自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿，力求将双方的损失降到最低,1,2,3,供应商违反本规定以行贿手段销售物资的，应当停止对其的采购行为，并进行相关调查,情节严重者，三年内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商,构成犯罪的，本公司有权向司法机关举报，依法追究其刑事责任,1．本公司的采购人员利用职务之便，索取供应商财物或者非法收受供应商财物，为供应商谋取利益的，应令其将非法所得上交工商管理机构，并予以解雇，永不再录用,2．采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的，除上述各种处罚外，还应对公司损失进行赔偿,3．公司损失数额较大或者数额巨大的，本公司有权移交司法机关，根据相关的法律法规对责任人进行处理